Die Eigenverantwortung für die Buchführung bedeutet für viele Unternehmen einen erheblichen Zeitaufwand und erfordert Fachkenntnisse, die außerhalb des eigentlichen Handwerks liegen. Einen internen Buchhalter einzustellen, ist aufgrund der Unternehmensgröße meist nicht wirtschaftlich, während die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater aufgrund hoher Kosten und Überlastung der Kanzleien oft problematisch ist. Wie lässt sich der Aufwand der Selbstbuchführung mit der Expertise eines Profis kombinieren? Eine innovative Plattform bietet SHK-Betrieben die Möglichkeit, mit qualifizierten, zertifizierten Buchhaltern zusammenzuarbeiten, die über das nötige Fachwissen und die Erfahrung verfügen.
Herausforderungen in der Buchhaltung von SHK-Betrieben
In vielen Sanitär- und Heizungsbetrieben ergibt sich mit Blick auf die Buchhaltung dieselbe, unzufriedenstellende Situation: Der Chef oder seine Frau erledigen die Buchführung aus Kostengründen selbst, können ihr aufgrund anderer Verpflichtungen aber kaum die Zeit widmen, die eigentlich nötig wäre. Zudem liegen ihre Kernkompetenzen in anderen Bereichen als dem Steuerrecht. Zum Monatsende hin werden dann rasch die fertigen Aufträge ab- und alle Ausgaben zusammengerechnet, Quittungen vom letzten Einkauf im Fachhandel gesammelt, und Mitarbeiter sollen ihre Belege noch pünktlich ins Büro bringen. Das alles frisst Zeit, die dann an anderer Stelle fehlt. Nicht selten werden zudem Dinge übersehen oder auch aufgrund fehlender Fachkenntnisse nicht korrekt gemacht. Wer deshalb bereits gegenüber dem Finanzamt in Erklärungsnot geraten ist oder gar empfindliche Strafen zahlen musste, möchte seine Buchführung auslagern und wendet sich an Steuerberatungen. Diese haben in der Regel aber kaum Kapazitäten, zudem übersteigen die Kosten häufig das Budget von Handwerksbetrieben. Ohne professionelle Buchhaltung gefährden Sanitär- und Heizungsbetriebe allerdings auf Dauer ihre Wirtschaftlichkeit.
Mix aus DIY und professioneller Buchführung
Stehen SHK-Gewerke nun angesichts der Buchhaltung vor einer unlösbaren Aufgabe? „Nein“, sagt Eric Steiner-Mantei, Geschäftsführer der Seewara GmbH. Mit seinem Team hat er eine Plattform entwickelt, die Handwerksbetriebe mit professionellen Buchhaltern verbindet – ein Mix aus Do-it-yourself-Buchhaltung und Buchführung von Profis also. Als Co-Inhaber einer Digitalagentur hat Steiner-Mantei seine Buchhaltung lange Zeit selbstständig betrieben und weiß deshalb um die Herausforderungen, die sich kleineren Betrieben stellen: „Ob in Eigenregie oder über eine Steuerberatungskanzlei: Kleinere und gewachsene Unternehmen haben in beiden Fällen immer einen Kostennachteil“, betont Steiner-Mantei. „Entweder, weil sie hohe Gebühren zahlen oder selbst viel Zeit investieren.“
An dieser Stelle setzen moderne Cloud-Plattformen wie Seewara an. Sie bieten ein Dokumentenmanagement und verbinden Installateure und Heizungsbauer mit professionellen Buchhaltern – über eine Art Marktplatz. Die Handwerksbetriebe laden all ihre Belege hoch – idealerweise funktioniert das auch als Scan und Upload ortsunabhängig per App am Handy –, die Buchführung erledigt dann ein Buchhalter oder eine Buchhalterin, mit dem sich der Betrieb zuvor persönlich verknüpft hat. „Die Inhaber von Sanitär- und Heizungsbetrieben sollten darauf achten, dass sie über eine Plattform eine vertrauliche Beziehung zu ihrem Buchhalter aufbauen können“, betont Steiner-Mantei. „Es geht schließlich um sehr sensible Informationen.“
Ein integriertes Dokumentenmanagement ist nicht nur Voraussetzung dafür, dass für die Buchhaltung alle Belege zur Verfügung stehen, sondern auch, dass die Betriebe ihrer Aufbewahrungspflicht nachkommen, ohne im Keller Akten und Kartons voller Papier zu lagern. Ein digitales Archiv spart nicht nur Platz, sondern auch in erheblichem Maße Aufwand: Mit wenigen Klicks können Installateure und Heizungsbauer auch auf historische Daten zugreifen und bei Bedarf über einen Suchfilter bestimmte Belege heraussuchen. Zudem lässt sich mit einem digitalen Dokumentenmanagement sicherstellen, dass kein Beleg verloren geht oder hintenüberfällt – zumindest, wenn das Handling besonders nutzerfreundlich ist. Hier kommen Apps für mobile Endgeräte ins Spiel, mit denen sich Tank- oder Warenquittungen direkt nach dem Kauf abfotografieren und in die Plattform hochladen lassen. Gerade solche Belege verschwinden im Alltag gerne mal zwischen Werkzeugen und Ersatzteilen im Dienstwagen; mit einem durchdachten Dokumentenmanagement stehen sie aber sofort für die Buchführung zur Verfügung.
Mit KI Belege auslesen und Abweichungen erkennen
Von Vorteil ist auch, wenn die Plattform „mitdenkt“ und dank einer integrierten Künstlichen Intelligenz Abweichungen erkennen kann: Wurden in den vergangenen Monaten beispielsweise zehn Tankquittungen hochgeladen, zum Ende des laufenden Monats aber nur zwei, fragen smarte Plattformen nach, ob nicht noch Tankquittungen fehlen. Solche intelligenten Funktionen bieten gerade SHK-Betrieben eine zusätzliche Entlastung – im stressigen Arbeitsalltag zwischen all den Kunden und Baustellen bleibt kaum Zeit, sich um Buchhaltung und Belege Gedanken zu machen. Hilfreich ist auch, wenn das System Vorkontierungen vornimmt, die hochgeladenen Belege also automatisch ausliest, sortiert und den entsprechenden Konten zuordnet, um Unternehmen und die Buchhalterinnen und Buchhalter weiter zu entlasten. Hier stoßen einige Systeme allerdings schnell an ihre Grenzen, weil es für Rechnungen – auch für E-Rechnungen – kein einheitliches Format gibt. „Ein Beleg hat nicht selten über 25 Parameter, die für die Buchhaltung relevant sind“, weiß Steiner-Mantei. Hochwertige Plattformen können diese auslesen und entsprechend verarbeiten. Idealerweise beinhaltet eine solche Buchhaltungsplattform dafür eine eigenentwickelte KI. „KI kommt bislang im Wesentlichen nicht aus Europa, das ist hinsichtlich Datensicherheit durchaus ein Problem“, weiß Steiner-Mantei.
Auch bei der Kommunikation über solche Cloud-Plattformen spielt das Thema Datensicherheit eine übergeordnete Rolle. Da Heizungs- und Sanitärbetriebe sensible Informationen – Umsätze, Ausgaben, Kundendaten – mit einer Buchhalterin bzw. einem Buchhalter teilen, sollte die Kommunikation absolut sicher sein. Asymmetrische Verschlüsselungen wie das RSA-Kryptosystem bieten hier die höchstmögliche Sicherheit: Beide Seiten verfügen über einen geheimen privaten Schlüssel, mit dem nur sie die Dokumente und deren Inhalte wie auch Nachrichten im Austausch miteinander jeweils entschlüsseln – sprich empfangen und lesen – können. Die Rechenzentren, auf denen die Cloud-Plattformen gehostet werden, sollten in Europa betrieben werden, damit sie den hohen Datenschutzstandards der Datenschutzgrundverordnung entsprechen.
Fazit
Cloud-Plattformen wie Seewara bieten eine effiziente Lösung für die Buchhaltungsprobleme von SHK-Betrieben. Sie verbinden Handwerksunternehmen mit zertifizierten Buchhaltern und kombinieren Do-it-yourself-Ansätze mit professioneller Unterstützung. Dabei legen sie großen Wert auf die persönliche Note und das Vertrauen zwischen Betrieb und Fachperson. Durch digitale Dokumentenverwaltung, KI-gestützte Belegerkennung und sichere Kommunikation sparen Betriebe Zeit, reduzieren Kosten und verbessern ihre finanzielle Übersicht. Die Plattformen ermöglichen eine korrekte Buchführung, optimieren steuerliche Vorteile und entlasten Unternehmer mental. So steigern SHK-Betriebe ihre Wirtschaftlichkeit und sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Autorin: Julia Kowal, freie Redakteurin